Коротко про сайт

RefList.Su - це найбільша колекція рефератів. На сайті RefList.su Ви знайдете безліч цікавих робіт і статей: реферати, дипломні, курсові роботи, шпаргалки, контрольні та лабораторні роботи, топіки з англійської мови. На нашому порталі, Ви можете додавати свої матеріали, читати реферати користувачів, використовувати пошук по сайту. Також в RefList.su можна почитати викладу, доповіді, квитки, твори. Колекція рефератів доступна для всіх безкоштовно і без відправки смс, і реєстрації.

Реклама

Товари

Реферат на тему Кадрове діловодство скачати

Розділ: управлінняТип роботи: реферат
Страница 1 из 2 | Следующая страница

[email protected]

Вступ

Робота із документами

Реєстрація і облік документів.

Порядок обробки документів, що надходять.

Порядок обробки документів, що відправляються.

Передача документів усередині організації.

Облік кількості документів.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи із документами організації.

Правила реєстрації і індексування документів.

Організація контролю за виконанням документів

Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація

Підготовка документів до архівного збереження.

1. Обробка справ.

2. Експертиза ціності документів.

Оформлення справ.

Оформлення обкладинки справ.

Література.

Вступ

Діловодство становить повний цикл обробки й руху документів із моменту їхні створення (чи одержання) до завершення виконання й відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, то й із іншими організаціями й нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових й інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними й третейськими судами.

Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі чи лишаються на тривале збереження, чи зберігаються короткі терміни й потім виділяються до знищення. Для збереження справ великі установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів з указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою й штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації й своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодію державних архівів з сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне чи депозитне збереження й т.д.

Підприємство може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їхні на державне збереження у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умів для збереження документів, бажання самого підприємства.

Робота із документами Реєстрація і облік документів.

Рух документів із моменту їхнього одержання чи створення перед тим, відправлення чи здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення й затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри й усі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки винна забезпечувати сумісність ручної і автоматизованої обробки документів.

Порядок обробки документів, що надходять.

Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом й доставляються виконавцям.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи із грифом «особисто» чи адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.

Попередній розгляд документів проводитися із метою розподілу документів, що надійшли, на тих що потребують обов'язкового розгляду керівництвом й направляються безпосередньо в структурні підрозділи й відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи із оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи чи посадовим особам.

Пропозиції, заяви й скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

Документи, адресовані керівництву організації чи тих що не мають указівки конкретної посадової особини чи структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані із урядових й вищих органів, що містять інформацію із принципових питань діяльності організації й потребуючі вирішення керівництва. Інші документи после попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка й передача документів виконавцям повинні здійснюватися щодня надходження документів у службу документаційного забезпечення чи в перший робочий день при їхнього надходженні за годину.

Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі чи одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів й кількість копій визначається особою, що організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення по документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця із його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Порядок обробки документів, що відправляються.

Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення й здаються у відділення зв'язку. Обробка й відправлення документів здійснюється централізовано експедицією чи співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.

Передача документів усередині організації.

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів чи осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються із відповідною оцінкою в реєстраційній формі.

Передача документів на ОЦ для обробки, а також одержання документів (машинограм) із ОЦ здійснюється через свого секретаря структурного підрозділу чи особу, відповідальну за документаційне забезпечення.

Облік кількості документів.

Облік винен провадиться в комплексі із іншими заходами щодо удосконалювання роботи із документами.

Здійснюється як повний, то й вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах чи групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви й скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений й машинописний.

У службах оперативного розмноження й машинописних бюро проводитися облік створюваних копій документів.

Підрахунок кількості машиночитаємих здійснюється по облікових картках й журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення й представляються керівництву організації для вибрання заходів для удосконалювання роботи із документами.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи із документами організації.

У організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію і індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) й оперативне збереження документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах й скаргах громадян, й ін.

Правила реєстрації і індексування документів.

Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата і індекс надходження) із наступним записом необходимых відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається із порядкового номери як у межах масиву документів, що, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців й ін. У індексі документа дотримується наступна (чи зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання й використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і ін.), як створювані й використовувані усередині організації, то й направляються в інші організації й котрі поступають із вищестоящих, підвідомчих й інших організацій й приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, то й створювані засобами обчислювальної техніки.

Документи реєструються в організації одного разу: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа із одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів провадиться в межах груп у залежності від назви виду документа, його автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника з кадрів, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання й т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється.

Реєстрація документів що надходять й котрі створюються проводитися в основному централізовано: у місцях створення й виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи й рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять із вищестоящих організацій чи щоб їх їм, - у службі документаційного забезпечення й т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції із документаційного забезпечення управління і у табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних й створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата і індекс надходження документа), заголовок документа чи його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення запитання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді, номер справ). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки і ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах й використання зворотного боці регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

Кількість екземплярів регістраційно-контрольних карток визначається числом довідкових й контрольних карток у структурних підрозділах, де документ якщо виконуватись й контролюватися.

Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

Пропозиції, заяви й скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.

Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-множна і обчислювальна техніка.

У автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється із використанням машиноорієнтованої регістраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації чи шляхом прямого введення їхнього із документа.

Довідкові картотеки формуються із регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:

довідкові

контрольно-довідкові

по географії документів, що надходять

по пропозиціях, заявам й скаргам громадян

тематичні (накази, рішення) й ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.

Організація контролю за виконанням документів

Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа для контролювання, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік й узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення й відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється із доручення керівництва організації спеціальною службою, що входити у склад управління справами, канцелярії, загального відділення й т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню й т.д.) ведеться із доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях із дати підписання (затвердження) документа, а документів, що надійшли із інших організацій – із дати їхні надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції із діловодства в міністерствах й відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться лише за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – Розпорядженням керівника, що їхнього встановивши.

Документ вважається виконаним й знімається із контролю после виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям й особам й іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці й на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.

Службою контролю здійснюються наступні операції:

формування картотеки контрольованих документів

напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець

з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по-батькові й телефону конкретного виконавця

нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання

одержання інформації про хід й результати виконання

запис ходу й результатів виконання в картці контрольованого документа

регулярне інформування керівників про стан й результати виконання

повідомлення про хід й результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів

зняття документів із контролю за вказівкою керівників

формування картотеки виконаних документів

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії і ін.).

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:

Завдань наступних років – не рідше самого рік

Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць

Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів й за п'ять днів до закінчення терміну.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію із наступним інформуванням про результати розгляду, разом із документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається із указівкою дати виконання й змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.

Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують й узагальнюють дані про хід й результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але й не рідше одного разу на місяць.

Формування справ – угруповання виконаних документів у справ відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особини, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації й її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.

При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила:

Поміщати в справу лише виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі

Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного запитання

Проглядати додатки разом із основними документами

Групувати в справу

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Поділіться рефератом Кадрове діловодство

html-посилання на реферат
BB-cсылка на скачать реферат
Пряме посилання на завантажити реферат

Роботи схожі на Кадрове діловодство

Аналіз організації контролю виконання документів
Тип роботи: курсова робота

СОДЕРЖАНИЕ

Запровадження. 3

1 Теоретичні аспекти організації контролю виконання документів.. 6

1.1 Поняття, значення і організація контролю виконання документів. 6

1.2 Форми контролю над виконанням документів. 9

Завантажити
Контроль виконання документів
Тип роботи: контрольна робота
Контрольна робота

із дисципліни

«Діловодство й документація»

Зміст

1. Контроль виконання документів

2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, його реквізити й правила оформлення

3. Дати загальну

Завантажити
Виконання документів
Тип роботи: реферат

ВИКОНУЄ ДОКУМЕНТІВ

 

Прийом і початкова обробка котра надходить кореспонденції до організації ввозяться централізованому порядку експедицією або спеціально виділеним працівником. Під початкової обробкою треба думати перевірку правиль

Завантажити
Класифікація документів і майже складання номенклатури справ для підприємства
Тип роботи: реферат
Академія праці та соціальних відносин
Уральський Социально-экономический інститут
Контрольна робота
По курсу: «Основи документованого
забезпечення управління (діловодство)».
Тема: №12

Завантажити
Реєстрація документів як ключовий етап роботи з документами
Тип роботи: реферат
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами й як \"Запис дисконтних даних документ по встановлено іншої формі, яка фіксує факт створення, відправлення чи получе ния\".
Як випливає з визначення, реєстрація
Завантажити
Номенклатура справ. Підготовка документів для зберігання ЕВР у архіві
Тип роботи: реферат
Кірсанова М. В.
1. Загальні засади. Номенклатура справ —це затверджений систематизований перелік справ, заводимых у пихатій інституції, з термінів їх збереження у порядку. Номенклатура справ використовують як схема і розподілу і угрупованн
Завантажити