Коротко про сайт

RefList.Su - це найбільша колекція рефератів. На сайті RefList.su Ви знайдете безліч цікавих робіт і статей: реферати, дипломні, курсові роботи, шпаргалки, контрольні та лабораторні роботи, топіки з англійської мови. На нашому порталі, Ви можете додавати свої матеріали, читати реферати користувачів, використовувати пошук по сайту. Також в RefList.su можна почитати викладу, доповіді, квитки, твори. Колекція рефератів доступна для всіх безкоштовно і без відправки смс, і реєстрації.

Реклама

Товари

Реферат на тему Реферат з діловодства питанням: Підготовка документів до архівному зберігання, Правила оформлення реквізитів №№16, 19, 20, 22, Контракти (договори) скачати

Розділ: діловодствоТип роботи: реферат
Страница 1 из 3 | Следующая страница

Підготовка документів до архівному зберігання.

Завершальним етапом процесу діловодства є підготування виконаних документів до збереження та використання. Основна мета упорядкування й зберігання виконаних документів — створення умов їхнього використання їх у довідкової роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ.

Підготовка виконаних документів до збереження та використання включає:

експертизу (оцінку) наукової і з практичної цінності документів;

« оформлення справ;

опис документів постійного насилля і тривалого зберігання;

забезпечення їхньої цілісності;

передачу справ у архів установи, тобто. в відомчий архів. (Ведомственным називається архів, що у безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, не що входить у систему державної архівної служби, чи є структурним підрозділом організації.) Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі на державне зберігання.

Експертиза цінності документів мають у діловодстві проводиться під час упорядкування номенклатури справ, їх формуванні. Для організації та проведення експертизи цінності документів, добору, і підготовки їх задля передачі на державне зберігання, і навіть контролю за правильністю віднесення документів до різним справах телебачення і надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (ЭПК). Розробляється становище, у якому визначаються її функції, правничий та порядок роботи.

На експертні комісії крім організації щорічного відбору документів для зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання, зокрема і з особового складу, актів виділення до знищення документів і майже справ, що підлягали подальшому зберігання, про непоправному ушкодженні документів постійного збереження і про не виявленні справ, які підлягають передачі на державне зберігання; питань про зарахування на відомче зберігання документів особистого походження; підготовка і в руки ЭПК пропозицій встановити і зміні термінів зберігання документів; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій з діловодства тощо.

Оформлення справи — це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішньої опису документів; починається вона з моменту запевняння справи в самісінький діловодстві і спливає процесі підготовки його до передавання в відомчий архів по закінченні календарного року, протягом якого було заведено. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. Залежно від термінів зберігання виробляється повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного,

довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають часткового оформленню, їх допускається зберігати в скоросшивателях, без внутрішньої пересистематизации документів, без нумерації аркушів, і навіть без складання заверительной написи.

При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу мають бути вказані такі реквізити: найменування заклади і його безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділи, індекс справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, містять особливо цінні документи); дата справи (томи, частини); кількість листів на справі; термін зберігання справи;

архівний шифр справи. З іншого боку, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву і бюджетні установи.

Слід підкреслити особливо, що архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорнилом в відомчому архіві тільки після включення справ у річні розділи зведених описів справ, затверджених ЭПК відповідної установи державної архівної служби (перед цим проставляється олівцем). Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу проставляються чорнилом після включення справ у річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЭК (ЕК) установи, узгоджених з ЭПК відповідної установи державної архівної служби (для описів справ поличному складу) і затверджених керівником установи.

При заповненні реквізитів обкладинки справи необхідно дотримуватися такі вимоги: назва установи пишуть цілком згодна з зазначенням підпорядкованості в називному відмінку чи вказують його прийняте скорочена найменування;

заголовок і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури (останній доцільно проставляти і корінці справи для зручності пошуку справ при вертикальному способі їх збереження).

Наприкінці діловодного року у оформлення обкладинки справи постійного чи довгострокового (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи (вищого відомства, структурного підрозділи) змінилося чи справа передана у іншу установу (структурне підрозділ), на обкладинці дописують назва цієї наукової установи структурного підрозділи). Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЭПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках (наприклад, якщо заголовок на обкладинці не відбиває змісту документів мають у справі) до нього вносяться додаткові відома і уточнення.

У заголовках справ, містять копії документів, повинна указуватися їх копийность. Справжність документів справи в самісінький заголовку не обмовляється. Якщо є про копийности документів належать до всім документам справи, їх поміщають за заголовком (в рядок, після точки, з великої букви), і якщо дані ставляться до частини документів або до жодного з них, їх пишуть після описи документів (в дужках з малої букви). За наявності справі кількох томів (частин) на обкладинку кожного томи (частини) виносяться загальний заголовок справи і заголовок кожного томи (частини).

Важливим реквізитом обкладинки справи є дата справи, тобто. роки закладу та закінчення справи в самісінький діловодстві. Правильне датування справ залежить від всебічного обліку характеру і виду документів, яким вони сформовані. Датою справи, що містить распорядительную, творчу й іншу документацію (доповіді, стенограми, листи тощо.), котрим точна датування має важливого значення, і навіть справи, які з кількох томів (частин), є крайні дати документів, тобто. число, місяць, рік реєстрації (складання) найраннішого і самої до найпізнішого з документів, включених до справи.

Датою справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо., є дати складання першого варіанта й останнього протоколів чи дати їхнього затвердження (якщо вони затверджуються). Датою особистого справи є дати підписання наказів про зарахування і звільнення особи, яким воно заведено.

Наприкінці кожного справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості і фіксації особливостей нумерації аркушів на на окремому листі складається заверительная напис, у якій цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих листів, і окремо через знак «+» (плюс) — кількість аркушів внутрішньої опису (за її наявності). Заверительная напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади упорядника, дати упорядкування та підписується упорядником з розшифровуванням підписи. Наступні зміни у складі - й стані справи (недостача документів, приєднання нових заміна справжніх документів копіями тощо.) відзначаються заверительной напису зі посиланням на відповідного акта.

Для певних категорій справ постійного насилля і довго тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, облік яких викликаний специфікою котра міститься у яких документації (особливо цінні особисті, судові справи і слідчі справи, справи про надання наукових ступенів і присвоєння вчені звання, справи на авторські свідчення рідних та патентні винаходу і т.д.), і навіть сформованих по різновидам документів, заголовки яких немає розкривають їх конкретного змісту, складається внутрішня опис документів.

Після закінчення діловодного року всі завершені справи постійного насилля і тимчасового зберігання, минулі експертизу цінності, вносять у опису. Опис справ є систематизований перелік заголовків справ, розкриває до їхнього складу і змістом, що закріплює систематизацію справ у межах фонду, й їх облік. Крім цього, опис є одночасно облікованим документом і основними видами научно-справочного стандарту, які забезпечують оперативний облік справ України та описів.

З часу закладу та до здачі в відомчий архів справи зберігаються у робочих кімнатах чи спеціально відведених цієї мети приміщеннях. Справи вміщують у напівзачинені шафи, які повинні гарантувати схоронність документів, і ставлять корінцями назовні.

Вилучати і давати документи з цих справ постійного зберігання можна тільки у виняткових випадках (приміром з вимозі судово-слідчих органів) із дозволу керівника установи. Причому у справа обов'язково вкладають точну завірену копію документи й акт про причини вилучення першотвору. Копії та витягу з документів від використання у роботі заклади, чи у сфері окремих особистостей роблять із дозволу керівництва чи посадових осіб, яким таке надано відповідними відомчими інструкціями.

Протягом діловодного року із справи дозволяється видавати документи до роботи співробітникам установи. При видачі документа його місце поміщають лист-заместитель, у якому вказують, який документ, кого і який час видано. Після закінчення діловодного року документи з цих справ не видаються. За необхідності видають справа, де знаходиться документ. На видане справа заповнюють карточку-заместитель, і ній вказують структурне підрозділ, у якому видано справа, номер справи, дату видачі і повернення, прізвище й обійняв посаду особи, який отримав справа, і навіть передбачаються графи для розписок у отриманні і прийомі справи.

За схоронність документів, що у стадії діловодства, відповідають завідуючий канцелярією, секретар, діловод тощо. Вони мають забезпечувати контролю над збереженням документів мають у структурних підрозділах в окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні порушеннях.

Структурні підрозділи установи передають у відомчий архів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Передача справ роблять лише по описам. Разом зі справами у комп'ютерний архів передаються регистрационно-контрольные картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу тощо.). Заголовок кожної картотеки входить у опис.

Передача справ у відомчий архів здійснюється, зазвичай, за графіком, складеного завідувачем відомчим архівом (або посадовою особою, відповідальних архів), попередньо узгодженим із тоді керівниками структурних подраделений і затвердженого керівником установи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачу відомчий архів не підлягають і дружина мають зберігатися централізовано в канцелярії, секретаріаті або інший службі діловодства заклади, чи в структурних підрозділах. У виняткових випадках у вирішенні керівника організації є підстави передано у відомчий архів по описам чи номенклатурі справ, який визначає відомчий архів.

Правильність формування та оформлення справ. відповідність їхньої кількості опису і номенклатурі справ перевіряється співробітником архіву попередньо, на стадії підготовки справ до передавання в відомчий архів структурними підрозділами. Якщо її формуванні та оформленні справ встановлено недоліки, працівники структурних підрозділів зобов'язані ліквідувати.

Справи приймає завідуючий відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) або високопоставлена особа, відповідальне за архів, у присутності працівника здає структурного підрозділи, Передача справ проводиться у разі опису в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться позначка про нього кінці опису у кожному її примірнику цифрами і прописом вказується кількість фактично які у архів справ, прийому-передачі справ, і навіть ставляться підписи співробітників відомчого архіву й обличчя, що передав справи. Під час прийому (цінних справ перевіряється кількість листів на справі.

Підсумкова запис про категоріях і кількості справ,

заведённых в _______ року у організації

По термінами зберігання Усього До того ж перехідних з позначкою ЭПК 1 2 3 4 Постійного Тимчасового (понад 10 років) Тимчасового (до 10 років включно) РАЗОМ

Посада керівника служби

документационного забезпечення Підпис Инициалы, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у архів

Посада що передав відомості Підпис Инициалы, прізвище

Підсумкова запис про категоріях і кількості справ, заведених в ___ року у структурному підрозділі

До того ж

По термінами зберігання

Всегоо

перехідних

З оцінкою ЭПК

1

2

3

4

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

РАЗОМ

Посада відповідального

за діловодство підпис Инициалы, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у службу Документационного забезпечення управління міністерства, відомства.

Посада що передав відомості підпис Инициалы, прізвище

Дата

Правила оформлення реквізитів 16, 19, 20, 22.

Документи складаються із окремих елементів, які заведено називати реквізитами (від латинського reguisitum — необхідну, необхідне). Сукупність реквізитів документа відбиває його форму. Отже, щоб документ відповідав своєму призначенню, повинен бути складено відповідно до формою, прийнятої для цієї категорії документів. Від повноти і забезпечення якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.

Постановою Держстандарту Росії від 31 липня 1997 р. № 273 діє і набрав чинності з I липня 1998 р. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная система організаційно-розпорядчою документації». Справжній стандарт визначає склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, правила їх оформлення, місце розташування на документах, вимоги до виготовлення бланків, вимоги до врахування бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів РФ.

У кодексі державному стандарті визначено 29 реквізитів (було 31).

16. Резолюція. У проекті резолюції даються вказівки з виконання рішення постанови тощо., зафіксованого у документі. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою і включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату. Наприклад:

Зайцевої А.В. Нікітіну П.С.

Прошу підготувати проект

генерального угоди

з фірмою «ХИТЭК» до 21.02.99

Підпис 05.02.99

За наявності резолюції кількох прізвищ вказується відповідальний виконавець, і якщо таких вказівок немає, виконавцем є обличчя, названий на резолюції першим. На документах, які потребують додаткових вказівок у виконанні, в резолюції вказується виконавець, ставите підпис автора, резолюції й час. Допускається оформлення резолюції на на окремому листі.

19. Текст. Тексти документів пишуть російською при напрямі їх

— в федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів Російської Федерації;

— підприємств, у створенні та його об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані території інших суб'єктів Російської Федерації.

Тексти документів можуть оформлятися як анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді їх комбінації.

Під час упорядкування тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта мали бути зацікавленими виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини справжнього чи колишніх часів («маєте», «володієте»,

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Поділіться рефератом Реферат з діловодства питанням: Підготовка документів до архівному зберігання, Правила оформлення реквізитів №№16, 19, 20, 22, Контракти (договори)

html-посилання на реферат
BB-cсылка на скачать реферат
Пряме посилання на завантажити реферат

Роботи схожі на Реферат з діловодства питанням: Підготовка документів до архівному зберігання, Правила оформлення реквізитів №№16, 19, 20, 22, Контракти (договори)

Організація тимчасового зберігання документів, підготовка до передавання справ д
Тип роботи: контрольна робота

Контрольна робота

із дисципліни: \"Організація роботи із документами\"

на задану тему:

\"Організація тимчасового зберігання документів,

підготовка до передавання справ до архіву\"

Зміст

Завантажити
Номенклатура справ. Підготовка документів для зберігання ЕВР у архіві
Тип роботи: реферат
Кірсанова М. В.
1. Загальні засади. Номенклатура справ —це затверджений систематизований перелік справ, заводимых у пихатій інституції, з термінів їх збереження у порядку. Номенклатура справ використовують як схема і розподілу і угрупованн
Завантажити
Класифікація документів і майже складання номенклатури справ для підприємства
Тип роботи: реферат
Академія праці та соціальних відносин
Уральський Социально-экономический інститут
Контрольна робота
По курсу: «Основи документованого
забезпечення управління (діловодство)».
Тема: №12

Завантажити
Класифікація архівних документів і майже справ у архівному фонді РФ
Тип роботи: курсова робота

Державне освітнє установа середньо професійної освіти Калузький Технологічний Коледж

КУРСОВАЯ РОБОТА

На тему:

Класифікація архівних документів і майже справ у архівному фонді РФ

Калуга 2008

Завантажити
Організація зберігання документів і майже забезпечення їхньої цілісності
Тип роботи: реферат

СОДЕРЖАНИЕ

Запровадження

1 Правила зберігання документів

2 Забезпечення схоронності документів

Укладання

Список використаної літератури

Запровадження

У процесі діяльності комерційне підприємст

Завантажити
Формування й зберігання справ у діловодстві
Тип роботи: дипломна робота

 

Формування й зберігання справ у діловодстві

Зміст

Запровадження

1. Нормативні документи

2. Систематизация обліку документів мають у організації (номенклатура справ)

2.1 Індекс справи

<
Завантажити